Операция по пересадке корпоративных стандартов

Елена Некрасова

Для представительств и дочерних предприятий иностранных компаний вопрос выбора приложения зачастую не стоит: должна быть внедрена именно та система, которая является корпоративным стандартом. Однако из-за особенностей законодательства механический перенос западного решения на российскую почву невозможен: требуется доработка функционала системы. Рассматривая варианты реализации тех или иных решений, заказчики зачастую оказываются перед сложным выбором.

Компания Renault Trucks (Франция) – один из ведущих мировых производителей грузовых автомобилей. Она предлагает самую широкую гамму грузовых автомобилей на рынке: от малотоннажных развозных машин и строительной техники до магистральных тягачей.

До недавнего времени в России существовало представительство компании без права коммерческой деятельности: автомобили здесь только рекламировали, а продавали во Франции. В конце 2004 года была создана коммерческая компания, которая стала дистрибьютором продукции Renault Trucks – ООО «Рено Тракс Восток». Она занимается доставкой машин в Россию, таможенными процедурами, предпродажной подготовкой, продажами; настоящее время налаживается также полный цикл сервиса автомобилей. В мае будет введен в эксплуатацию большой склад запчастей в Подмосковье. Российский офис – один из наиболее динамично растущих в компании.

«Рено Тракс Восток» активно развивает дилерскую сеть; уже сегодня на территории России работают 15 дилерских станций, а в 2007 году планируется довести их количество до 20.

Параллельно решаются вопросы о повышении качества обслуживания и расширении спектра предоставляемых услуг, включая как международный, так и местный лизинг. Также планируется открыть во второй половине 2007 года в Подмосковье центральный склад запасных частей, который возьмет на себя весь объем логистики по оптимальному снабжению запасными частями все возрастающей дилерской сети. Как только «Рено Тракс Восток» была организована, возникла необходимость внедрения ИТ для поддержки бизнес процессов – прежде всего бухгалтерии.

Renault Trucks на сегодняшний день объединяет 19 маркетинговых компаний в различных странах Европы. В 14 из них внедрена система Microsoft Dynamics NAV, ставшая корпоративным стандартом в странах европейского региона. Таким образом, выбор системы был предрешен заранее.

Работа по внедрению осуществлялась по двум направлениям. Во первых, был заключен договор предварительного обследования бизнес процессов с одной из консалтинговых фирм. Во вторых, специалисты российской компании стали изучать опыт внедрения и эксплуатации Microsoft Dynamics NAV в других маркетинговых представительствах Renault Trucks. Наиболее плодотворная работа была проведена с чешским, швейцарским и бельгийским филиалами, с помощью которых российские коллеги узнали обо всех «подводных камнях», которые могут им встретиться на пути постановки учета и отчетности.

– Преимущества такой подготовки мы в полной мере оценили в процессе реализации проекта, – рассказывает Александр Салтусов, ИТ менеджер ООО «Рено Тракс Восток». – Она позволила нам избежать многих ошибок, которые мы, не изучив чужой опыт, вполне возможно, совершили бы.

Когда в товарищах согласье есть

Приглашенными консультантами было проведено предпроектное обследование, в ходе которого возникли разногласия в части видения целей проекта и способов их реализации. Для разрешения конфликта «Рено Тракс Восток» обратилась к компании DNV – независимому аудитору, рекомендованному компанией Microsoft. О работе со специалистами DNV в «Рено Тракс Восток» вспоминают с большой благодарностью – они быстро и профессионально показали недочеты предпроектного обследования и пути исправления ситуации. С консалтинговой компанией взаимопонимания достичь по-прежнему не удавалось, поэтому было принято решение объявить повторный конкурс на выбор поставщика. Его выиграла IBS, представившая оптимальное решение поставленных задач.

IBS была единственной компанией, которая предложила заказчику совместно разработать методологию учета. Остальные компании интеграторы требовали готовый план счетов, на основе которого будет строиться ИТ решение. «Разработанный совместно с IBS план счетов практически без изменений используется компанией до сих пор, – говорит Александр Салтусов. – В процессе работы выкристаллизовалось наше понимание задач, более глубоко и детально были осознаны требования к системе. Мы поняли, что нам может дать система и что она нам дать не может. Возможно, приступая к такому проекту, более правильным было бы сначала заключить с консалтинговой компанией договор на разработку методологии учета, затем сделать паузу для осмысления полученных результатов, и только после этого идти дальше. Мы на себе испытали, что видение проекта на этапе разработки методологической проработки очень сильно изменяется. На последующих этапах понимание задач и видение результатов уже не менялось».

Сравнение фактических сроков реализации различных этапов проекта показало, что формулирование требований к системе заняло примерно 40% времени. «Длительная стадия методологии и анализа, на которой был детально описан план счетов, созданы необходимые аналитические формы для российского и западного учета, составлены требования к системе и к интерфейсам, является стандартом для наших проектов, – отмечает Максим Голованов, руководитель проектов департамента корпоративных систем управления компании IBS. – Чтобы глубже понять специфику учета, мы на начальных стадиях создаем подробную карту бухгалтерских проводок, определяем случаи возникновения разницы между бухгалтерским и налоговым учетом, определяем управленческие требования и на основании этой информации производим детальную настройку основных учетных модулей системы».

По индивидуальной мерке

Прежде всего, специфику проекта определили особенности жизненного цикла продукции Renault Trucks: грузовые автомобили – это штучный товар, в подавляющем большинстве они собираются на заказ. Клиент определяет конфигурацию грузовика, затем составляется производственный план, заказ выполняется на заводе во Франции, грузовик переправляется в Россию, проходит таможенные процедуры и передается клиенту.

Этот цикл занимает от 4 месяцев до года, в зависимости от требований к заказу. Поэтому в системе должны быть отражены все этапы выполнения заказа и его статус в данный момент времени.

Вторая особенность – отчетность в головной компании по международным стандартам финансовой отчетности (IAS – International Account Systems). Так, чтобы получить отчетность по МСФО, уже на этапе продаж должны быть учтены различные эксплуатационные расходы на данную машину, чего не требует российское законодательство. Кроме того, очень сложен механизм расчета курсовых суммовых разниц.

– Такие задачи типичны для российских представительств западных компаний, штаб квартиры которых требуют предоставлять отчетность по плановым характеристикам и реальным учетным данным, – рассказывает Максим Голованов. – В процессе реализации подобных проектов наша компания накопила экспертизу по методологии ведения учета и реализации в системе отчетности по разным стандартам: РСБУ, МСФО (IAS), а также налогового учета с соответствии с гл.25 НК РФ.

Международные стандарты финансовой отчетности не так жестки, как требования российского законодательства, и на Западе каждая компания выбирает свой путь формирования отчетных документов. Компании, действующие в России, должны учитывать оба стандарта финансовой отчетности. К настоящему времени для этого создано несколько разных методов – метод учета с использованием дополнительной учетной валюты, метод ведения параллельного учета и метод трансляции всех операций российского учета на план счетов международного учета с последующим внесением корректирующих проводок.

Специалисты «Рено Тракс» совместно с IBS рассматривали несколько вариантов организации учета.

Первый – параллельное ведение учета в двух базах. Документ должен либо дважды вводиться, либо копироваться из одной базы в другую. На предпроектном этапе специалисты «Рено Тракс Восток» изучили аналогичный опыт других компаний. Но для российской компании, из-за ограниченности штата, это было неприемлемое решение. Второй вариант – использование дополнительной учетной валюты; такой функционал существует в Microsoft Dynamics NAV. «Мы потратили немало времени на его рассмотрение, – рассказывает Александр Салтусов. – Но, на мой взгляд, эта функция реализована в системе без должной детализации, и мы не имели бы возможности получить необходимые результаты. Поэтому мы пошли по третьему пути – документы проводятся один раз, а ряд документов, по разному отражающихся в российской и международной отчетности, в определенных случаях отражается на специальных забалансовых счетах». Корректировки в основном касаются создания резервов непосредственно после продажи автомобиля – в этом случае делается дополнительная проводка через журнал. Кроме того, в конце месяца, при формировании отчетности, система выполняет специальные пакетные задания, посредством которых пересчитываются проводки и производятся коррекции по определенным счетам. На основе российского плана счетов формируются показатели, необходимые для международной отчетности, они подаются в виде отчета и в то же время выгружаются в форме внешних файлов для последующей загрузки в централизованную систему корпоративной отчетности, после чего осуществляется их интеграция и консолидация в головной компании. Эти проводки формируются также на забалансовых счетах. Методика трансформации и способ реализации алгоритмов в системе разработаны совместно специалистами заказчика и IBS. – Конечно, это не идеальное решение для создания отчетности по МСФО – в ней есть погрешности, признает Александр Салтусов. – Однако международные стандарты таковы, что эти погрешности контролируемы. На наш взгляд, они в допустимых пределах – и нас, и головную компанию качество и достоверность отчетности устраивает.

В ходе проекта были автоматизированы следующие бухгалтерские операции:

• учет операций с денежными средствами;
• учет расчетов с клиентами, подотчетными лицами, поставщиками и подрядчиками;
• учет основных средств и нематериальных активов;
• учет приобретения и реализации товаров и услуг;
• учет дооборудования машин;
• учет расходов будущих периодов;
• формирование налоговых регистров и налоговых разниц;
• формирование регламентной бухгалтерской и налоговой отчетности.

Не числом, а умением

Поскольку штат «Рено Тракс Восток» невелик, важной задачей является рационализация труда каждого сотрудника. На начальном этапе в проекте со стороны заказчика принимали участие только главный бухгалтер, который являлся ключевым пользователем, и руководитель ИТслужбы. Совсем недавно штат бухгалтерии пополнился еще двумя сотрудниками, но, тем не менее, его количественный состав немногочислен. Такие маленькие штаты вообще не характерны для компаний, ведущих учет по двум стандартам. Поэтому в ходе проекта приходилось изыскивать все возможности для оптимизации трудозатрат пользователей, максимально автоматизируя операции ввода и обработки данных.

– На начальной стадии проекта финансовый директор мечтал о «большой красной кнопке», нажатием которой все необходимые манипуляции производились бы автоматически без вмешательства человека, – вспоминает Александр Салтусов. – Я находился в сложном положении: с одной стороны, я должен был защищать интересы компании и требовать от интегратора доработки функционала в соответствии с нашими требованиями, с другой – прекрасно понимал, что создать универсальную «красную кнопку» невозможно в принципе. Но, тем не менее, из-за ограниченности трудовых ресурсов одним из главных требований было максимально оптимизировать работу пользователей. Во многом благодаря усилиям специалистов IBS, этого удалось достичь.

Для оптимизации была использована функциональность, разработанная IBS ранее при реализации одного из проектов. Это настроенные шаблоны, позволяющие, например, задавать начальные значения для многих документов и журналов. При создании новых документов пользователь выбирает шаблон, система предлагает стандартные значения, после чего нужно только ввести переменные данные. Вводимые данные проверяются на корректность. Некоторые данные вводятся автоматически благодаря проведенной интеграции Microsoft Dynamics NAV с системой «клиент банк» и дистрибьюторской системой. Антистресс. В разгаре работ по объективным причинам произошла смена руководства бухгалтерии – главного бухгалтера и его заместителя. Это не повлияло на сроки и бюджет проекта, хотя и создало на некоторое время стрессовую ситуацию. Опытом, вынесенным из этой ситуации, делится Александр Салтусов: «Для того чтобы уход ключевого пользователя не отразился критическим образом на ходе проекта, на наш взгляд, во-первых, необходимо тщательное документирование всех операций. К моменту ухода главного бухгалтера часть инструкций уже была разработана, часть не была создана, но находилась и в сознании ключевого пользователя, и в черновых набросках. При передаче полномочий новому сотруднику это очень помогло. Во-вторых, помогает использование средств «малой автоматизации», когда, например, хорошо налажен экспорт данных по зарплате, рассчитывающихся в системе 1С. Новый сотрудник фактически выполняет процессы, заложенные в систему: необходимо лишь выбрать нужный пункт меню. И, кроме автоматизации процессов, обязательно должны быть задействованы организационные методы: нельзя компетенции по данному участку работ отдавать одному единственному сотруднику. Работа должна быть организована так, чтобы в любой момент можно было произвести временную замену сотрудника, и процесс бы не останавливался».

Единое информационное пространство

На этапе предпроектного обследования был определен начальный перечень приложений, с которыми предполагалась интеграция Microsoft Dynamics NAV. На последующих этапах, в ходе более подробного анализа бизнес процессов и настройки функционала по каждой цепочке взаимодействия систем, были выработаны способы интеграции приложений.

– Благодаря общению с коллегами из головного офиса мы уже имели предварительное представление о тех интерфейсах, которые потребуются для интеграции приложений, – рассказывает Александр Салтусов. – Поэтому мы заранее определили круг внешних источников данных, с которыми надо будет сопрягать Microsoft Dynamics NAV.

В ходе проекта с Microsoft Dynamics NAV были интегрированы:

• приложение «клиент банк»;
• приложение, автоматизирующее дистрибьюторскую деятельность компании;
• система расчета заработной платы в «1С»;
• система формирования отчетности BSC;
• система управления складом VIPs.

Об интеграции со складской системой стоит рассказать подробнее. Как уже было отмечено выше, «Рено Тракс Восток» планирует открыть собственный склад в Подмосковье. Особенность этого проекта заключается в том, что на складе головная компания уже внедряет систему учета запчастей VIPs, являющуюся корпоративным стандартом автоматизации логистики. Но функционал системы недостаточно полон: она, хоть и вычисляет себестоимость продукции и производит оценку склада, не позволяет вести взаиморасчеты с покупателями и поставщиками. Рассматривалось два варианта. Первый – большая часть расчета себестоимости производится в складской системе, а в Microsoft Dynamics NAV происходит агрегирование данных. Второй – в складской системе себестоимость не рассчитывается, все данные о движениях товара передаются в Microsoft Dynamics NAV. В результате анализа, произведенного совместно с коллегами из ИТ департамента головной компании, российская команда проекта определила, что доработка западной складской системы была бы слишком долгой, быстрее и эффективнее оказалось интегрировать с ней Microsoft Dynamics NAV. Поэтому была составлена следующая схема учета: в складской системе фиксируются все товародвижения по запчастям и формируется расчет себестоимости, а затем эти данные экспортируются в Microsoft Dynamics NAV, являющуюся финансовым ядром систем компании. В ней аккумулируются учетные данные и строится вся необходимая отчетность. Функционал Microsoft Dynamics NAV был доработан для приема данных из складской системы, а также экспорта текущего баланса клиентов, на основании которого принимаются решения о возможности отгрузок. В результате весь учет взаиморасчетов с покупателями и поставщиками, полная оценка склада и формирование баланса производится в Microsoft Dynamics NAV.

* * *

В рамках внедрения Microsoft Dynamics NAV были решены следующие задачи:

• создание единого информационного пространства, интеграция управленческого и бухгалтерского учета в единой системе;
• автоматизация формирования бухгалтерской и налоговой отчетности в соответствии с российским законодательством;
• автоматизация операций бухгалтерского и управленческого учета;
• отказ от двойного ввода информации;
• отказ от эксплуатации действующих бухгалтерских систем.

– Мы благодарны заказчику в лице руководителя ИТ-службы за плодотворное сотрудничество, – отмечает Максим Голованов. – Для проекта крайне важно, чтобы человек со стороны заказчика – как правило, человек с техническим багажом – полностью погрузился во все нюансы международного учета и представляющий возможности для интеграции смежных систем. Во многих проектах реализация этих задач вырастает в большую проблему. Если заказчик не уделяет должного внимания проекту, формулирует требования достаточно формально и неподробно, это не позволяет получить ожидаемый результат. На этом проекте мы, благодаря заказчику, работали очень эффективно, что и сказалось на результате.