Оперативный бюджетный контроль

Еще одно актуальное решение – создание системы оперативного бюджетного контроля, которая позволяет повысить дисциплину соблюдения бюджета и расширяет возможности по управлению затратами. В отличие от ретроспективного, оперативный контроль предусматривает периодическую промежуточную оценку хозяйственной деятельности на предмет исполнения бюджета.

Однако для того, чтобы в напряженной кризисной ситуации промежуточный контроль не приводил к излишней бюрократизации и расходованию ресурсов, система сбора и анализа информации в рамках оперативного контроля обязательно должна быть:

• адекватна задачам бизнеса (не перегружена информацией),
• детально проработана и формализована, а следовательно – ясна каждому участнику процесса,
• разработана в кратчайшие сроки.

Как правило, методика оперативного бюджетного контроля разрабатывается на основании анализа состава бюджетов компании и включает в себя следующие основные элементы:

• перечень «регулируемых статей», то есть статей затрат, попадающих под процедуры оперативного контроля (как правило саамы крупные и влияющие на эффективность деятельности);
• состав и структура информации, используемой для оперативного бюджетного контроля:
  • Формы отчетов;
  • Аналитические разрезы;
  • Источники информации и требования к ним;
• этапы и процедуры бюджетного контроля по регулируемым статьям затрат:
  • Контроль договорных обязательств;
  • Контроль начисления затрат (первичных документов);
  • Контроль оплаты затрат;
  • План-факт анализ регулируемых статей затрат;
• перечень сотрудников, ответственных за осуществление процедур бюджетного контроля на каждом этапе сбора и анализа данных;
• взаимосвязи с другими процедурами в компании, включая учет договоров, казначейский контроль заявок на оплату, процедуры учета фактических данных;
• требования к срокам проведения процедур оперативного бюджетного контроля.

В результате внедрения системы оперативного бюджетного контроля компания получает эффективный инструмент выявления перерасхода бюджета на ранних стадиях (например, на стадиях заключения крупных договоров или оформления заказов). Это позволяет существенно  повысить дисциплину исполнения бюджета и сократить (в случае инвестиционной деятельности в 2-4 раза)  процент превышения фактических затрат над запланированными в бюджете. Таким образом, руководство компании получает возможность своевременно реагировать на изменение финансовой ситуации, пересматривая или оптимизируя затраты.

Наиболее ощутимые результаты внедрение системы оперативного бюджетного контроля дает в компаниях, осуществляющих большое количество инвестиций. Своевременная смена поставщика, исключение возможности ошибок при расчетах с подрядчиками, ощутимо повышают уровень управляемости затратами и финансовыми обязательствами.

Консультанты IBS готовы использовать свой опыт для содействия своим клиентам в разработке и внедрении системы оперативного бюджетного контроля в срок около 3 месяцев.