ООО «Газпром информ» – единая дочерняя сервисная ИТ-компания ОАО «Газпром» – реализует ряд ключевых инициатив Стратегии информатизации под руководством Управления информационно-аналитических систем Финансово-экономического департамента (УИАС ФЭД) ОАО «Газпром».
Одна из главных функций «Газпром информ» – обеспечить полный жизненный цикл (от создания и ввода в эксплуатацию до обслуживания и дальнейшего развития) программно-аппаратного комплекса информационно-управляющих систем (ИУС) администрации и дочерних обществ Группы Газпром.
Основной целью проекта стало создание принципиально новой системы документооборота, основанной на работе с электронными документами. Необходимо было обеспечить качественно новый уровень поддержки процессов документооборота, упростить и ускорить процессы создания, регистрации, согласования и исполнения документов в администрации энергетической компании.
Проектная команда Группы IBS при тесном сотрудничестве со специалистами «Газпром информ» разработала и внедрила систему автоматизации делопроизводства (САД) на базе платформы EMC Documentum.
Работы были проведены в достаточно сжатые сроки: с момента инициации проекта до запуска системы в промышленную эксплуатацию прошло 14 месяцев.
К середине 2012 года в САД уже работали сотрудники Аппарата Правления, а также секретариаты департаментов администрации «Газпрома» – всего около 400 пользователей. В систему были загружены около 4 млн архивных документов за период с 2004 по 2011 годы. В ней осуществляются создание, регистрация, сканирование документов, обеспечиваются процессы согласования и исполнения, архивное хранение. С начала 2012 года уже было заведено более 65 тыс. новых документов.
В дальнейшем предусмотрено существенное расширение охвата САД. Будет реализована полная поддержка жизненного цикла документа в электронном виде: создание, регистрация, рассылка исполнителям, контроль исполнения, хранение. Одновременно будут устранены полученные замечания и улучшен уже внедренный функционал для большего удобства пользователей. Ведется разработка и внедрение новых функций: гиперссылки на документы, электронно-цифровая подпись, возможность работы на мобильных устройствах в режиме удаленного доступа, возможности работы с договорами и ряд других полезных нововведений, обеспечивающих удобство и быстродействие новой системы. К концу апреля к системе будут подключены сотрудники, ответственные за исполнение документов в департаментах администрации «Газпрома». Число пользователей достигнет 2000 человек. Уже проведено их обучение работе с системой.
Непосредственно для высших руководителей «Газпрома» будет разработан специальный интерфейс рабочего места, причем он будет доступен как со стационарного компьютера или ноутбука, так и с мобильного устройства под управлением iOS. В системе можно будет быстро, одним щелчком согласовать документ или наложить резолюцию с использованием ЭЦП, проконтролировать ход его исполнения.
Таким образом, в новой системе смогут работать как сотрудники администрации, так и непосредственно высшие руководители «Газпрома». Использование САД позволит отказаться от подавляющей части объема бумажного документооборота и заменить его более эффективным электронным документооборотом. Система представит пользователям удобный доступ и инструменты работы с документами, за счет чего ускорятся процедуры делопроизводства, одновременно улучшится контроль исполнения документов.